كيف نجحت مدينة لونغ بيتش في تبسيط عملية التوظيف على نطاق واسع باستخدام Willo
التحدي: توظيف موظفين لمدينة بأكملها، في وقت واحد، وعلى نطاق واسع، وفي ظل عملية تحول
لا تقوم مدينة لونغ بيتش بملء الوظائف واحدة تلو الأخرى. ففي أي لحظة، تتولى الفرق إدارة عشرات الوظائف في آن واحد، بدءًا من الإداريين المبتدئين وصولاً إلى مديري المكاتب والمهنيين التقنيين المتخصصين، حيث تجذب بعض الوظائف أكثر من 1,000 متقدم. وقد أصبح تضييق نطاق كل مجموعة من المتقدمين إلى قائمة مختصرة تضم خمسة أو ستة مرشحين عملية تستغرق عدة أيام من تحديد المواعيد عبر الهاتف والتنسيق اليدوي.
أدى تغيير هيكلي إلى جعل التعامل مع الأمر بشكل عاجل أمراً لا مفر منه. وبموجب «الإجراء JB»، وهو إصلاح لميثاق المدينة، تم دمج إدارتي الموارد البشرية والخدمة المدنية في إدارة واحدة. وبين عشية وضحاها، ارتفع عدد أفراد فريق استقطاب المواهب من 9 موظفين إلى أكثر من 20 موظفًا. وكان من الضروري أن تواكب منصة المؤسسة الحالية هذه الزيادة: فقد كان الدعم غير شخصي وبطيئًا، وكانت تجربة المستخدم غير مرنة، كما كانت التكلفة غير متناسبة. وكان الفريق بحاجة إلى حل قابل للتوسع وسهل الاستخدام للمرشحين، ويستوفي في الوقت نفسه معايير الإنصاف والامتثال التي يتطلبها التوظيف في القطاع العام.
وفي الوقت نفسه، كان القسم يشهد نمواً. وبموجب «الإجراء JB»، وهو إصلاح لميثاق المدينة، تم دمج إدارتي الموارد البشرية والخدمة المدنية في إدارة واحدة، مما أدى إلى زيادة عدد أفراد فريق استقطاب المواهب من 9 موظفين إلى أكثر من 20.
لماذا اخترنا «Willo»: دعم سريع الاستجابة، وتجربة أفضل للمرشحين، وسعر معقول
التقى عمر راموس، مدير الشؤون الإدارية في مدينة لونغ بيتش، بإيوان من شركة «ويلو» في مؤتمر «HR Tech 2024». كان راموس يعرف بالفعل ما يبحث عنه — وبعد أسبوع واحد، أكد العرض التوضيحي أن الحل مناسب تمامًا. مقارنةً بمنصتهم المؤسسية الحالية، قدمت «ويلو» تجربة أكثر سهولة في الاستخدام بشكل ملحوظ، وخيارات مرنة للمرشحين (بما في ذلك الردود الصوتية فقط)، ودعمًا من أشخاص حقيقيين يردون في غضون ساعات، وليس أيام. كان القرار واضحًا.
الحل: فحص أحادي الاتجاه في جميع الأقسام، مع لمسة إنسانية في كل خطوة
تم تجريب نظام «Willo» في الجانب غير السري من عملية التوظيف بالمدينة (حوالي 40% من الوظائف)، حيث وفر بديلاً عن عملية الفرز عبر الهاتف للوظائف التي تتراوح بين الدعم الإداري ومستوى مدير المكتب. وتمكن مديرو التوظيف في مختلف الإدارات — والكثير منهم لم يسبق لهم استخدام أداة فرز منظمة من قبل — من إنشاء تقييمات مخصصة لكل وظيفة والبدء في مراجعة المرشحين بعد تدريب تمهيدي بسيط. وانتشر استخدام النظام بشكل طبيعي مع ظهور احتياجات توظيف جديدة.
بالنسبة للمرشحين، شكّلت هذه التجربة خطوة مهمة إلى الأمام. فبدلاً من المقابلة الهاتفية التي تُمنح فرصة واحدة فقط، أصبح بإمكان المتقدمين الرد عبر الفيديو أو الصوت، والتوقف مؤقتًا ثم الاستئناف وفقًا لوتيرتهم الخاصة، وأخذ وقت للتحضير قبل التسجيل، وإعادة تسجيل الإجابات الفردية. وبالنسبة لمدينة تخدم شريحة سكانية واسعة ومتنوعة، ساهمت هذه المرونة بشكل مباشر في دعم أهداف المساواة، حيث منحت كل مرشح فرصة حقيقية لتقديم نفسه، بغض النظر عن جدوله الزمني أو قدراته أو مدى ارتياحه لاستخدام التكنولوجيا.
طوال فترة إطلاق النظام وما بعدها، قدم فريق «ويلو» دعماً عملياً، بما في ذلك تعيين «مدير مخصص لنجاح العملاء من فئة المؤسسات» وتوفير المساعدة الفنية على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع، مما يضمن ألا يُترك الفريق في انتظار عند ظهور أي مشكلات أثناء الجلسات المباشرة مع المرشحين.
النتائج: توظيف أسرع، ومساواة أكبر، وشراكة مبنية على المدى الطويل
تم استخدام نظام «ويلو» لأول مرة في الجانب غير المصنف من القوى العاملة بالمدينة: أي الوظائف التي تقع خارج نطاق نظام الخدمة المدنية المصنف، والتي تشمل الوظائف المؤقتة والموسمية وبدوام جزئي، بالإضافة إلى التعيينات حسب الرغبة والتعيينات الإدارية. وهناك، وفي إطار عملية تحديث أوسع نطاقًا لعملية التوظيف في المدينة، انخفضت المدة اللازمة للتوظيف من 6 إلى 8 أشهر إلى 90 يوم عمل في المتوسط، حيث ساعدت تقييمات الفيديو أحادية الاتجاه التي يقدمها نظام «ويلو» الفرق على تحديد المرشحين الأقوى قبل أن يدخل أي منهم غرفة المقابلة.
لا تزال المقابلات الشخصية تلعب دورًا محوريًّا، حيث تُجرى في حوالي 90–95% من عمليات التوظيف، على الرغم من أن تقييم «ويلو» وحده يكفي لبعض الوظائف المبتدئة. وبفضل القدرة على فرز أكثر من 1,000 متقدم لوظيفة واحدة دون الحاجة إلى إجراء مكالمة هاتفية، أصبحت فرق التوظيف الآن تُكرس وقتها لمقابلة المرشحين الأكثر احتمالًا للنجاح.
أما الأمر الذي يصعب قياسه كمياً، ولكنه لا يقل أهمية، فهو التغيير الذي طرأ على تجربة المرشحين. فقد أدت المرونة التي تتيح لهم التسجيل وفقاً لشروطهم الخاصة، وأخذ الوقت الكافي للتحضير، واختيار ما بين الصوت أو الفيديو، إلى توسيع نطاق الفئة التي يمكنها تقديم أداء جيد. وبذلك، يتمكن مديرو التوظيف من تكوين انطباع حقيقي عن طاقة المرشح ومدى ملاءمته للمنصب قبل عقد أي اجتماع.
الخطوة التالية: استكشاف إمكانية توسيع نطاق التوظيف ليشمل الوظائف السرية، وإنشاء نظام توظيف موحد واحد
بعد أن أثبتت مدينة لونغ بيتش فعالية النموذج في عمليات التوظيف غير المصنفة، فإنها تدرس الآن توسيع دور «ويلو» ليشمل عمليات التوظيف المصنفة، والتي تشكل 60% من الوظائف في المؤسسة.
